شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| مشاور عزیز، همیشه می‌گویند وقتی برای «مصاحبه برای کسب اطلاعات» (Informational Interview) با کسی قرار می‌گذاری، باید پیشنهاد دهید که او را به یک قهوه میهمان کنید یا اگر محل قرار را او تعیین می‌کند، برایش یک نوشیدنی داغ ببرید. اینکه پیشنهاد را قبول کند یا نه، مهم نیست. این یک حرکت کوچک است که حسن نیت ما را نشان می‌دهد و یک جورهایی از او بابت اینکه وقت گذاشته تشکر می‌کنیم. اما حالا که به‌خاطر کرونا، خیلی‌ها قرنطینه‌اند یا رفت و آمدهایشان محدود شده چه کار باید کرد؟
 

و این روال، دست کم تا چند ماه دیگر ادامه دارد. همان‌طور که گفتم، قهوه یک حرکت نمادین است اما به نظرم خیلی ناجور و توهین‌آمیز است که با او یک قرار خشک و خالی بگذاری، سپس خداحافظی کنی و همچنان از او بخواهی که برایت زمان بگذارد. از یک طرف، این روزها که همه از جلسات آنلاین و تماس‌های کاری بی‌پایان کلافه شده‌اند، اینکه از آنها بخواهی مدت کوتاهی برایت وقت بگذارند حس مزاحمت در آدم ایجاد می‌کند.

 از طرف دیگر، نمی‌توانیم این را به طرف مقابل بگوییم چون ممکن است او از شرایط گلایه‌ای نداشته باشد. یا بدتر از آن، فرض کنید به او بگوییم: «هی! می‌دانم که این روزها همه چیز افتضاح است و زندگی مثل جهنم شده اما می‌شود این چیزها را ندیده بگیری و برای من وقت بگذاری؟» به نظرم مشکل اینجاست که دعوت یک نفر به قهوه در شرایط عادی، حکم استراحت را دارد.

 قدم زدن تا یک کافه، تغییر حال و هوا، یک نوشیدنی داغ و صحبت با یک غریبه خوش‌مشرب. همه اینها مثبتند. اما حالا که همه ما پشت میزهای کارمان زندانی شده‌ایم، چه چیزی می‌تواند جای بیرون رفتن و قدم زدن را بگیرد؟ آیا باید چیز دیگری به او پیشنهاد کنم؟ اگر نه، چطور از او درخواست کنم و در عین حال، بی‌ملاحظه به نظر نرسم؟

پاسخ: دوست عزیز، موضوع اینجاست که دعوت به قهوه، هیچ‌وقت برای ترغیب طرف مقابل نبوده. این جزئی از آداب معاشرت است، برای ابراز ادب و قدردانی، نه دلیلی برای اینکه طرف مقابل، دعوتت را قبول کند. نگران این موضوع نباش.

اما حق با توست. وقتی این آداب معاشرت‌ها را رعایت نمی‌کنیم، درست مثل این است که به طرف مقابل بگوییم: «ببخشید! می‌شود برنامه‌ات را برای یک غریبه‌ خالی کنی؟» اما این ایرادی ندارد. این با چیزی که قبلا می‌گفتیم فرق چندانی ندارد. کسی که قبلا مایل به حرف زدن با تو بوده، حالا در دوران کرونا قرار نیست دعوتت را صرفا به‌خاطر اینکه او را به قهوه دعوت نکرده‌ای، رد کند. هر کسی که پیشنهاد این مصاحبه‌ها را قبول می‌کند، هدفش کمک است، کمک به غریبه‌ای که حوزه کاری‌اش با او مشابه است. منتها فرق الان با سایر اوقات این است که بعضی‌ها این روزها کلافه‌ترند و بیشتر از بقیه تحلیل رفته‌اند. اما همه این‌طور نیستند. و این دلیل نمی‌شود که از کسی درخواست نکنی. اگر کسی مایل نباشد، می‌گوید نه. تو فقط یک درخواست کرده‌ای و این اصلا بی‌ادبی نیست.

فقط باید کارهایی را انجام دهی که همیشه باید انجام می‌دادی. منتها الان باید بیشتر تلاش کنی. این یعنی: اولا برایش توضیح بده که چرا با او تماس گرفته‌ای، که دلیل درخواستت را بداند. می‌توانی از او و کارش تعریف کنی، البته اگر واقعا حس می‌کنی کارش خوب است. نباید تظاهر کنی. اگر صرفا از سر رفع تکلیف و برای خالی نبودن عریضه از او تعریف و تمجید کنی، کاملا مشخص می‌شود.

دوما دقیق و با صراحت به او بگو که چقدر زمان می‌خواهی که بداند چه درخواستی را دارد قبول می‌کند و فکر نکند که انتظار داری تا ابد در خدمتت باشد. سوما، قبل از تماس با او، کمی فکر کن و ببین دقیقا چه چیزهایی می‌خواهی از او بپرسی و سپس، چند تا از آن سوال‌ها را در ایمیلت بنویس تا دستش بیاید که دنبال چه چیزی هستی و ببیند آیا می‌تواند کمکت کند و آیا اصلا می‌خواهد زمان بگذارد یا نه. مثلا از او بپرس: «الان که به گذشته نگاه می‌کنی، دوست داشتی قبل از ورود به این حوزه، چه چیزی درباره‌اش می‌دانستی؟» یا «فلان قانون که جدیدا وضع شده، چه تاثیری روی کارمندان این حوزه گذاشته؟» اگر نگرانی‌ای در رابطه با ورود به آن حوزه داری بپرس. بپرس که آیا انتظاراتت در مورد این شغل، واقع‌بینانه است یا نه. و سوالاتی از این قبیل.

مورد چهارم. هم قبل و هم بعد از جلسه، صراحتا از او قدردانی کن. تصریح کن که بابت زمانی که گذاشته، قدردان او هستی و بعدا، به او بگو که اطلاعاتش چقدر به تو کمک کرده است. ایمیلی که به او می‌فرستی، باید برای شخص او باشد، نه یک ایمیل کلی که به همه می‌فرستند. قبل از دیدار با او، دقیقا بگو که انتظار داری چطور از توصیه‌هایش استفاده کنی. با رعایت این نکات، تو سهم خودت از تعامل را ایفا کرده‌ای، خیلی بیشتر از دعوت به قهوه. چون این بده‌بستان‌هاست که ملاقات را رضایت‌بخش می‌کند.

گنجاندن یکسری سوالات در ایمیل اولیه، نشان می‌دهد که تو خوب به همه چیز فکر کرده‌ای و زمان گذاشتن برایت ارزش دارد. این خیلی به نفعت است چون خیلی از کسانی که به این گفت‌وگوها دعوت می‌شوند، بعد از اینکه در تقویم خود زمان پیدا می‌کنند و در جلسه مصاحبه حاضر می‌شوند، می‌بینند طرف مقابل درباره حوزه کاری آینده‌اش، اصلا فکر نکرده و اطلاعات ابتدایی هم ندارد. یا سوالاتی می‌شنوند مثل: «اصلا این حوزه چی هست؟»

سوال تو و توصیه‌های من در مورد مصاحبه‌هایی بود که برای کسب اطلاعات انجام می‌شوند: جلساتی که هدفشان، کمک به تو برای دریافت اطلاعات درباره حوزه‌ای است که هنوز واردش نشده‌ای. اما همین توصیه‌ها در مورد گسترش ارتباطات نیز، کاربرد دارند. به‌طور کلی، اگر به‌دنبال شبکه‌سازی با افرادی هستی که آنها را نمی‌شناسی، می‌توانی همین توصیه‌ها را به‌کار ببری. راستش را بخواهی، شبکه‌سازی عمومی درحال‌حاضر به مراتب سخت‌تر از مصاحبه است. چون مصاحبه برای کسب اطلاعات را از طریق تلفن هم می‌توان انجام داد اما برای شبکه‌سازی و شکل دادن یک رابطه، نیازمند ملاقات رودررو هستیم که در دوران کرونا کمی سخت است. اما حالا که شبکه‌سازی ناچارا باید مجازی باشد، توصیه‌هایم کماکان می‌توانند مفید باشند: دقیق و مشخص صحبت کن، به طرف مقابل نشان بده که از وقتش به خوبی استفاده خواهی کرد و از او قدردانی کن و یادت باشد که همه ما کمابیش در شرایط مشابه هستیم. اگر از کسی درخواست ارتباط از راه دور کنی کار عجیب و غریبی نکرده‌ای. این روزها این نرمال است.

نویسنده: Alison Green

مترجم: مریم مرادخانی

منبع: The Cut

https://donya-e-eqtesad.com